Hybride werken organiseren op de manier die het best bij ons brein past: dat is de uitdaging volgens Elke Geraerts in haar boek ‘De mentale reset’. De nieuwe maatstaf is de output die je levert, niet de tijd waarin je bereikbaar bent.

Volgens Elke Geraerts moeten we durven herbeginnen met een propere lei. “Het hybride werken op punt zetten, daar komt het nu op aan”, zegt ze. “De reflex bij thuiswerk is dat we té bereikbaar willen zijn, omdat we willen tonen dat we aan het werk zijn.” Maar wie focustijd nodig heeft om een bepaalde opdracht uit te voeren, wordt dan voortdurend gestoord. Dat blijft bijzonder onproductief.

Margaret Denis, Director Workplace Transformation

“De fysieke werkplek – het gebouw – krijgt vorm rond de medewerker, niet andersom.”

Proximus hertekent de werkplek compleet met het Campus-programma. “Onze aanpak steunt op drie pijlers”, zegt Margaret Denis, Director Workspace Transformation bij Proximus. “In de eerste plaats krijgt de medewerker de mogelijkheid om zelf te kiezen waar, wanneer en hoe hij werkt.” Dat laat toe een manier van werken te hanteren die niet alleen aansluit bij de inhoud van de job, maar ook bij de persoonlijkheid en persoonlijke situatie van de medewerker. “De tweede pijler is die van de menselijke connectie. Creativiteit ontstaat wanneer mensen elkaar ontmoeten.” 

Milieu en sociale impact vormen samen de derde pijler van het programma. “We kiezen resoluut voor een nieuwe, andere invulling van onze kantoorgebouwen”, legt Margaret uit. “Een kantoor dat zo goed als leeg is op vrijdag, omdat iedereen dan kiest voor thuiswerk? Daar willen we vanaf.” De Proximus-torens in Brussel vormen het uithangbord voor co-creatie, een essentieel element van het Campus-programma. “De torens groeien uit tot onze inspirerende, digitale campus in Brussel en vormen daarnaast een fluïde ecosysteem van werkplekken met onze regionale kantoren, het thuiskantoor van de medewerkers en werkplekken bij partners en klanten.”

“We kiezen voor een fluïde aanpak. One size fits all werkt niet meer. Logisch, want geen twee medewerkers zijn gelijk.”

Margaret Denis,
Director Workplace Transformation

Het Campus-programma krijgt de komende jaren concreet vorm. “Naast het herzien van de fysieke werkplekken op verschillende vlakken, het belang van technologie en employee mindset, kijken we ook naar de virtuele werkplekken en wat we kunnen doen voor niet-kantoor medewerkers. Ook de evolutie van hr-richtlijnen nemen we onder de loep. Het belang van co-creatie en change management mag in dit proces zeker niet vergeten worden”, zegt Margaret. “Dit geleidelijk traject van 5 jaar doorlopen we samen met alle medewerkers zodat we een meerwaarde kunnen opleveren voor iedereen.”

“In onze nieuwe aanpak streven we voor elke werkplek een gemiddelde bezettingsgraad van 80% na”, zegt Margaret. “Technologie maakt het mogelijk om dit te meten en op basis van die data onze types werkplekken continu te optimaliseren. Valt dat cijfer bijvoorbeeld lager uit, dan kunnen we de beschikbare werkplekken ter beschikking stellen van start-ups of onderzoeksteams. Mogelijk kunnen bedrijven bij ons dan ook werkplekken huren. We hanteren het concept Space-as-a-Service waarbij we specifieke werkruimtes, denk maar aan onze streaming room, ter beschikking willen stellen.”

De nieuwe invulling van werk en werkplek vraagt een andere mindset. Ook hier is technologie een belangrijk hulpmiddel om de nieuwe aanpak te ondersteunen. Proximus ontwikkelt daarvoor een intelligente app. De app zal de medewerker wegwijs maken in het gebouw en bijvoorbeeld naar de juiste werkplek leiden, in functie van een geplande activiteit. Dat moet het mogelijk maken een gebouw optimaal te benutten en tegelijk de connectie tussen medewerkers te versterken.

Na een lange periode van verplicht thuiswerk kiest Proximus voor een hr-beleid waar ruimte blijft voor drie dagen thuiswerk per week. Voor de resterende kantoordagen mag de locatie vrij gekozen worden. “Die aanpak zal verder evolueren”, zegt Margaret. “We gaan naar een fluïde systeem, waarbij de verdeling tussen kantoor- en thuiswerk afhangt van je concrete opdracht én van je persoonlijke situatie. One size fits all biedt daarvoor geen oplossing. Die evolutie zal verder vorm moeten krijgen, uiteraard in nauw overleg met de sociale partners.”

Belangrijk daarbij is dat er meer keuze komt om in te spelen op de persoonlijke voorkeur van de medewerker. “Dat is logisch, want geen twee medewerkers zijn gelijk. Thuiswerk blijft daarom een persoonlijke keuze, zij het altijd in overleg met het team en het management. Die gesprekken moeten we voeren. Ook dat is deel van de evolutie, samen met het team afspreken voor welke activiteiten je naar kantoor komt.” Hetzelfde geldt voor de praktische verdeling tussen kantoor- en thuiswerk. “Wanneer iedereen op hetzelfde moment thuiswerkt, staan onze gebouwen leeg.”

De kern van het Campus-programma is dat het een nieuw, flexibel ecosysteem moet opleveren. “Het welzijn van de medewerker staat voorop”, zegt Margaret. “De fysieke werkplek – het gebouw – vormt zich rond de medewerker, niet andersom. Zo leggen we sterk de nadruk op het belang van co-creatie: niet alleen tussen onze verschillende afdelingen, maar ook met klanten en partners. We kiezen daarbij voluit voor een agile manier van samenwerking.”

Voor andere types werk zullen de medewerkers niet enkel op het hoofdkantoor in Brussel terecht kunnen, maar ook meer in de regionale kantoren. “We focussen er meer op individueel werk, maar altijd binnen een omgeving waar je makkelijk met collega’s of partners kan connecteren en samenwerken.” Ook daar krijgen de gebouwen een nieuwe inrichting, gericht op de noden van de verschillende types activiteiten. “De keuze aan werkplekken is in continue ontwikkeling in co-creatie met onze werknemers op basis van zeven verschillende profielen. Deze profielen zijn gebaseerd op een aantal typische way-of working elementen: aantal interacties, complexiteit van die interacties, profielen binnen het team of buiten, mobiliteit in een gebouw of buiten, enz.”

“We moeten ons werk beter afstemmen op de werking van ons brein. Dat moet het uitgangspunt zijn.” Maar de hertekening van hoe we werken is natuurlijk niet iets dat zich ergens tussendoor laat regelen. “Stress en burn-out ontstaan wanneer mensen niet meer kunnen volgen. Net die situatie moeten we voor blijven. Dat is de grote uitdaging voor hr vandaag: een nieuwe aanpak met zinvol werk voor iedereen, zodat we ons werkplezier terugvinden. Want dat blijft het beste antigif tegen burn-out.”

Werkplezier: beste remedie tegen burn-out

Flexibiliteit in tijd en ruimte

Bovendien beperkt de flexibiliteit van het hybride werken zich niet tot de locatie waar je werkt. Het gaat ook om flexibiliteit in tijd. “Om echt gefocust te werken is de werkplek niet altijd doorslaggevend, wel het moment waarop je werkt. Moet je snel schakelen, dan moet je synchroon werken – op hetzelfde moment als je collega’s. De flexibiliteit van het hybride werken houdt echter in dat je voor andere opdrachten dan weer asynchroon kan werken.”

De HR-strategie ondersteunt de algemene #Inspire 2022-strategie. Toch moet de onderneming haar ‘nieuwe normaal’ vinden en bepalen voor welke taken of vergaderingen de aanwezigheid op de werkplek nog vereist is. Om de hele dag te videovergaderen met een headset op, hoef je je uiteraard niet te verplaatsen. “Daaruit groeide ons Campus-project om de werkplek opnieuw in te richten en zo de ervaring te verrijken door nog meer connectiviteit, samenwerking en innovatie. Kortom, om zin te geven aan het werk op kantoor wanneer je er minder vaak komt,” vertelt Véronique Messiaen, HR Manager.

Wanneer en waarom moeten mensen zich toch verplaatsen?

Versnelling, digitalisering, opportuniteiten en flexibiliteit. Het nieuwe normaal voor HR-afdelingen?

Het aantal taken dat niet geschikt is voor telewerk, wordt alsmaar kleiner. “Zo hadden we nooit gedacht dat callcenterwerk thuis kon worden gedaan. Toch brengt de aard van de functie per definitie een grote autonomie met zich mee. Hetzelfde geldt voor key accounts: klanten kunnen voortaan een digitale afspraak maken met hun contactpersoon. Dat bespaart iedereen tijd.